1. Identificación del responsable
| Razón social | SISGEN AMBIENTE & SST O.M S.A.S. |
| NIT | 901.579.696-1 |
| Domicilio | Bogotá D.C., Colombia |
| Dirección | Carrera 94 # 6C-77, oficina 16-403, Bogotá D.C. |
| Correo electrónico | comercial@sisgenambienteysst.com |
| Teléfono | 319 320 7585 |
| Sitio web | sisgenambienteysst.com |
2. Marco normativo
Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, y demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen. Su contenido atiende los requisitos del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.
3. Definiciones
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o datos biométricos.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. Para efectos de esta política, SISGEN.
- Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
4. Datos que tratamos y finalidades
SISGEN trata datos de identificación y contacto (nombre, cargo, empresa, NIT de la empresa, correo, teléfono y municipio), así como la información que el titular entrega voluntariamente en formularios, autodiagnósticos, contratos y comunicaciones. Según la relación con el titular, las finalidades son:
- Clientes: ejecutar las asesorías contratadas en seguridad y salud en el trabajo, SG-SST, gestión ambiental, calidad, planes de emergencia y protección de datos personales; facturar, gestionar pagos y atender requerimientos contractuales y legales.
- Prospectos y usuarios del sitio web: entregar los resultados de autodiagnósticos y herramientas en línea; contactarlos por correo electrónico, llamada, WhatsApp o mensaje de texto para presentar propuestas de asesoría; enviar información comercial, contenidos técnicos, la revista de SISGEN e invitaciones a eventos.
- Proveedores y aliados: gestionar la relación contractual, pagos y obligaciones tributarias.
- Trabajadores y candidatos: adelantar procesos de selección, cumplir obligaciones laborales, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo.
- Todos los titulares: elaborar análisis estadísticos internos, atender consultas y reclamos, cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
5. Datos sensibles y de menores de edad
SISGEN no solicita datos sensibles a prospectos ni a usuarios del sitio web. Cuando, en ejecución de una asesoría, deba tratar datos sensibles de trabajadores de sus clientes (por ejemplo, información de salud ocupacional), lo hará en calidad de encargado, bajo las instrucciones del empleador responsable, con autorización explícita cuando la ley lo exija y con medidas reforzadas de seguridad. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. SISGEN no recolecta datos de menores de edad por medio de su sitio web.
6. Derechos de los titulares
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
7. Autorización
SISGEN obtiene la autorización del titular de forma previa, expresa e informada, por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que fue otorgada, como hacer clic en un botón de autorización junto al aviso de privacidad. El silencio nunca se entiende como autorización. SISGEN conserva prueba de cada autorización.
8. Área responsable de consultas y reclamos
La Dirección Ejecutiva de SISGEN atiende las peticiones, consultas y reclamos de los titulares por medio del correo comercial@sisgenambienteysst.com, el teléfono 319 320 7585 o por escrito en la dirección indicada en el numeral 1.
9. Procedimiento para ejercer los derechos
Consultas. El titular o sus causahabientes pueden consultar la información personal que reposa en las bases de datos de SISGEN. La consulta se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no fuere posible atenderla en ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos. Cuando el titular considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento, podrá presentar un reclamo que contenga su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que subsane; si transcurren dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que desistió. El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo; si no fuere posible, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Revocatoria y supresión. El titular puede solicitar en cualquier momento la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos por los mismos canales, salvo cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Queja ante la autoridad. El titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SISGEN, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
10. Transmisión y transferencia de datos
SISGEN puede transmitir datos a proveedores tecnológicos que actúan como encargados, incluidos servicios de almacenamiento en la nube y de correo electrónico ubicados fuera de Colombia, quienes deben tratarlos únicamente para las finalidades aquí descritas y con medidas de seguridad adecuadas. SISGEN no vende ni cede bases de datos a terceros.
11. Seguridad de la información
SISGEN adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
12. Vigencia
Esta política rige a partir del 6 de octubre de 2026 y reemplaza cualquier versión anterior. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades descritas, mientras subsista la relación con el titular o su interés en recibir información, y por el término adicional que exijan las normas legales, contables o tributarias. Cualquier cambio sustancial de esta política se comunicará oportunamente por el sitio web o por correo electrónico.
